Hakikat Administrasi
Menurut Ibrahim Bafadal (2006;3) menjelaskan bahwa administrasi
berasal dari bahasa latin yang terdiri atas kata ad dan ministrare. Kata ad
berarti “ke” atau “kepada”. Sedangkan ministrare berarti melayani, membantu
atau mengarahkan.. Kemudian Istilah tersebut masuk kedalam bahasa inggris
menjadi administration dan kemudian diterjemahkan kedalam bahasa indonesiaa
menjadi administrasi. Secara konsepsional, istilah administrasi dapat diartikan
secara sempit dan luas.
a) Dalam Arti Sempit
Administrasi dapat diartikan sebagai keseluruhan pencatatan secara
tertulis dan penyusunan secara sistematis keterangan dengan tujuan agar dengan
mudah dapat memperoleh ikhtisarnya secara menyeluruh/ disebut dengan
ketatausahaan.
b) Dalam Arti Luas
Dalam arti luas administrasi merupakan keseluruhan proses kerja
sama dua orang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan secara efektif dan
efisien
Menurut Ibrahim Bafadal (2006;3) ciri pokok administrasi ialah
sebuah proses, kerja sama dua orang atau lebih, serta memiliki tujuan secara
efektif dan efisien
Jadi, administrasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan atau
usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan yang
dilakukan dengan cara kerja sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai
suatu tujuan.
Hakikat Manajemen
Manajemen adalah proses untuk menyelenggarakan atau mengawasi
suatu tujuan tertentu. Berikut pengertian manajemen menurut beberapa ahli:
Manajemen adalah proses kerja dengan dan melalui (mendayagunakan)
orang lain untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien ( Ibrahim Bafadal ;
2006; 4)
Menurut “Encyclopedia of the Social Science” yang dikutip oleh
Manullang (1981) dinyatakan bahwa manajemen adalah Suatu proses dengan proses
mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.
Menurut Masie (1985) manajemen adalah sebagai proses yang
mengarahkan langkah-langkah kelompok manunggal menuju tujuan yang sama.
Menurut Stoner (dalam Sirait, 1989), manajemen adalah proses
perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan dan pengendalian upaya anggota
organisasi dan penggunaan semua sumber daya organisasi untuk tujuan yang telah
ditetapkan.
Menurut Georgy R. Terry, yaitu cara pencapaian tujuan yang telah
ditentukan terlebih dahulu dengan melalui kegiatan orang lain.
Sedangkan berdasarkan tinjauan para pakar manajemen, mereka dapat
dibedakan menjadi dua, yaitu dilihat dari sudut:
a) Proses, manajemen berarti sebagai suatu kegiatan yang dilakukan
seseorang dan dilakukan secara berulang-ulang sehingga dapat dipelajari oleh
orang lain. Hal ini selanjutnya muncul sebagai manajemen sebagai ilmu
pengetahuan.
b) Bakat, manajemen berarti sebagai seni, dimana diakui adanya
perbedaan individu sehingga masing-masing individu untuk mencapai tujuan yang
sama dapat dilakukan cara yang tidak sama. Asumsi yang digunakan yaitu
masing-masing individu memiliki bakat sendiri-sendiri.
Para penulis Amerika mempersamakan pengertian administrasi dengan
manajemen, sehingga kedua istilah tersebut sering digunakan silih berganti untuk
menunjukkan maksud yang sama. Tetapi, sering juga dibedakan, yakni administrasi
lebih banyak digunakan dalam bidang pemerintahan, organisasi sosial yang tidak
mencari laba, sedangkan istilah manajemen biasa dipakai di bidang perusahaan
yang sifatnya mencari untung.
Perkembangan baru menunjukkan asas pengalaman mengembangkan
perusahaan istilah manajemen dipakai sebagai inti dari administrasi. Artinya,
supaya administrasi berjalan efektif dan efisien mencapai tujuan, manajemen
penting dilakukan terutama dalam pengelolaan dan pengendalian sumber-sumber.
Sugandha (1986) menyatakan bahwa administrasi adalah proses penentuan dan
pencapaian sasaran dengan memanfaatkan sumber yang ada secara berdaya guna
bersama-sama dan melalui orang-orang yang terkoordinasikan.
Menurut Gorton dalam Ibrahim Bafadal (2006; 40) menyebutkan bahwa
langkah –langkah manajemen adalah identifikasi masalah, diagnosis
masalah,penetapan tujuan, pembuatan keputusan, perencanaan, pengorganisasian,
pengoordinassian, pendelegasian, penginisiasian, pengomunikasikan, kerja dengan
kelompok-kelompok, dan penilaian. Sedangkan menurut Sergiovanni dan kawan-kawan
dalam Ibrahim Bafadal (2006; 40) menyebutkan bahwa proses manajemen meliputi
planning,organizing,leading, dan pengawasan(controlling).
Administrasi dan Manajemen dalam BK
Administrasi dan manajemen pada dasarnya merupakan kegiatan
menghidupkan dan mengendalikan organisasi. Organisasi adalah “wadah” atau
badan, yakni kumpulan orang dimana didalamnya dilakukan proses pembagian kerja
dan sistem hubungan yang disepakati bersama untuk mencapai tujuan bersama. Tiap
organisasi membutuhkan administrasi dan manajemen digerakkan dan dikendalikan
untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui sistem kerja sama sekelompok
orang.
Untuk mencapai tujuan, umumnya orang berkumpul dan bekerjasama
dalam waktu yang relatif lama, karena orang tersebut menyadari bahwa dengan
saling membantu maka pekerjaan dan pencapaian tujuan orang tersebut menjadi
lebih dipermudah.
Sekolah adalah suatu organisasi formal. Didalamnya terdapat
usah-usaha administrasi untuk mencapai tujuan pendidikan dan pengajaran
nasional. Bimbingan dan konseling adalah sub organisasi dari organisasi sekolah
melingkupinya. Bila dilihat sebagai organisasi, didalam bimbingan dan konseling
terdapat usaha-usaha administrasi, baik dalam arti sempit, maupun dalam arti
luas.
Adapun organisasi administrasi BK dalam arti sempit ialah seperti
halnya pada masalah ketatausahaan dalam organisasi –organisasi yang lain.
Sedangkan administrasi BK dalam arti luas memiliki arti bagaimana dalam suatu
organisasi dalam BK memiliki suatu program dari perencanaan sampai controlling
dengan melibatkan kerja sama dengan orang yang ada dilingkungan organisasi
bimbingan dan konseling untuk mencapi suatu tujuan.
Organisasi bimbingan dan konseling dalam pengertian umum adalah
suatu wadah atau badan yang mengatur segala kegiatan untuk mencapai tujuan
bimbingan dan konseling secara bersama-sama. Sebagai suatu badan, banyak ahli
menawarkan model atau pola organisasi mana yang cocok diterapkan di sekolah.
Akan tetapi, pola organisasi manapun yang dipilih harus didasarkan atas
kesepakatan bersama di antara pihak-pihak yang terkait di sekolah, yang
dilanjutkan dengan usaha-usaha perencanaan untuk mencapai tujuan, pembagian
tugas, pengendalian proses dan penggunaan sumber-sumber bimbingan, usaha-usaha
tersebut disebut sebgai administrasi bimbingan dan konseling.
Peranan Kepala Sekolah dalam Manajemen Adminsitrasi BK
Fungsi Kepala Sekolah dalam Administrasi Bimbingan
Kepala sekolah merupakan petugas utama dalam organisasi dan
administrasi program bimbingan. Memegang peranan penting dan menentukan baik
sebagai pimpinan sekolah, maupun sebagai dewan Bimbingan.
Dalam program bimbingan kepala sekolah mempunyai dua fungsi utama,
yaitu :
a) Fungsinya dalam Mengatur Organisasi Bimbingan
Harus mengatur program sekolah, tersedia waktu untuk pelaksanaan
berbagai kegiatan bimbingan. Guru khusus yang diserahi tugas khusus sebagai
konselor, diberi waktu khusus untuk melaksanakan bebagai kegiatan konseling.
b) Fungsinya dalam Administrasi Bimbingan
Harus mempersiapkan fasilitas-fasilitas dan perlengkapan yang
diperlukan; mempersiapkan formulir-formulir, catatan kumulatif atau daftar
pribadi. Menyediakan ruangan khusus serta perlengkapannya bagi pelaksanaan
layanan konseling dan mengadakan bahan-bahan lainnya yang diperlukan.
Perlengkapan Administrasi Bimbingan
Untuk kelancaran kegiatan administrasi BK perlu dipersiapkan
perlengkapan administrasi seperti :
a) Alat tulis menulis
b) Blanko surat seperti laporan bulanan, laporan mingguan, surat
undangan, dan sebagainya
c) Agenda surat keluar-masuk
d) Arsip surat-surat
e) Catatan kegiatan harian
f) Buku tamu
Prinsip-prinsip Administrasi Bimbingan dan Konseling di Sekolah
Dalam melaksanakan administrasi bimbingan ada beberapa prinsip
yang perlu diperhatikan (Sugiyo & Suharto, 1994: 18-19), yaitu:
a) Pembuatan Keputusan
Hal ini penting mengingat bahwa keseluruhan penyelenggaraan
bimbingan akan berjalan baik apabila didasarkan atas suatu keputusan yang
bijaksana dan mantap. Keputusan itu bukan saja keputusan pimpinan secara
sepihak, melainkan keputusan yang dibuat bersama-sama antara pimpinan dan
seluruh petugas yang akan melaksanakan keputusan itu. Oleh karana itu, proses
pembuatan keputusan tentang bimbingan perlu mengikutsertakan seluruh staf
petugas di sekolah yang bersangkutan.
b) Perencanaan
Apabila keputusan dasar telah diambil, maka selanjutnya seluruh
kegiatan yang akan dilaksanakan perlu direncanakan secara terpadu dan
sistematik. Perencanaan merupakan aspek yang sangat penting di dalam
administrasi penyelenggaraan bimbingan. Dengan penyelenggaraan yang baik, maka
layanan bimbingan dapat dilakukan secara merata kepada semua siswa, tugas-tugas
pelayanan dapat dibagikan kepada setiap petugas yang bersangkutan secara
merata, dana dan sarana bimbingan yang dapat di manfaatkan secara efisien dan
efektif, pihak-pihak rujukan dapat digunakan secara memadai, penilaian terhadap
pelaksanaan dan hasil pelayanan bimbingan dapat dilakukan secara teratur. Untuk
merencanakan pelayanan bimbingan perlu diperhatikan prinsip-prinsip pokok yang
telah dikemukakan terlebih dahulu.
c) Penataan
Apabila layanan bimbingan telah direncanakan dengan memadai, maka
untuk melaksanakan rencana tersebut perlu penataan yang seksama. Penataan itu
dilakukan menurut berbagai ketentuan dan patokan, di antaranya menurut urutan
logis dari pelayanan, urgensi pelaksanaanya, prioritas yang telah ditetapkan,
dan kemampuan sekolah untuk melaksanakannya baik kemampuan yang berupa dana,
sarana, maupun tenaga.
d) Komunikasi
Rencana dan penataannya itu perlu dikomunikasikan secara memadai
kepada semua pihak yang bersangkutan dengan penyelenggaraan bimbingan di
sekolah yang menyelenggarakannya. Komunikasi itu harus terbuka, terarah, dan
berkesinambungan dan lengkap, dengan memanfaatkan saluran-saluran yang formal
maupun informal.
e) Koordinasi
Penyelenggaraan layanan bimbingan di sekolah harus dilakukan
dengan kerjasama dan koordinasi yang baik. Layanan bimbingan seringkali
dilaksanakan oleh berbagai pihak dan melibatkan banyak petugas. Tanpa
koordinasi yang sistematik di antara petugas itu maka layanan bimbingan tidak
akan mendatangkan hasil yang optimal, bahkan kadang-kadang menimbulkan akibat
yang negatif kepada pihak yang dibimbing.
f) Pengawasan
Pengawasan merupakan faktor yang penting dalam penyelenggaraan
layanan bimbingan di selolah.pengawasan ini akan dapat mengarahkan seluruh
kegiatan penyelenggaraan bimbingan itu. Dengan pengawasan yang memadai, maka
kekurangan-kekurangan atau penyimpangan dari hal yang tidak direncanakan dapat
dicegah sedini mungkin.
g) Penilaian
Penilaian dalam penyelenggaraan bimbingan di sekolah bukan hanya
terbatas pada penilaian hasil layanan bimbingan pada siswa, melainkan juga
penilaian terhadap keseluruhan program bimbingan dan proses pelaksanaannya.
Hasil penelitian terhadap tiga aspek penyelenggaraan itu (program, proses, dan
hasil) dapat digunakan untuk memperbaiki dan meningkatkan layanan secara
keseluruhan.
Komponen Dasar Bimbingan dan Konseling
Komponen adalah bentuk atau bagian, jadi komponen dasar bimbingan
dan konseling adalah apa saja yang menjadi bagian dasar dari bimbingan dan
konseling itu sendiri, sehingga dalam prosesnya akan berjalan sebagaimana
mestinya. Yang termasuk komponen dasar konseling yaitu:
a) Konselor
Konselor adalah orang yang ahli dibidang konseling, sehingga dapat
memberikan pelayanan dan bantuan kepada klien. Ada beberapa hal yang harus
dimiliki oleh seorang konselor, yaitu:
i. mempunyai wawasan yang luas.
ii. pribadi yang menarik.
iii. harus memiliki sifat yang ramah, mengetahui dan memahami
setiap apa yang dikatakan oleh klien atau data-data klien, apa yang dikatakan
klien haruslah dipelihara atau dipegang karena dalam konseling itu terdapat
azas kerahasiaan.
iv. Konselor harus bersifat sabar untuk mendengarkan agar dapat
memahami dari apa yang diceritakan terhadap data-data yang harus dipelihara
agar dapat memberi solusi.
v. Konselor harus bersifat humoris agar proses pelayanan tidak
kaku.
vi. Klien
vii. Klien adalah orang yang membutuhkan bantuan atau pelayanan
dari seorang ahli guna mendapat jawaban atau solusi.
b) Ruangan
Dalam proses pelayanan konseling harus mempunyai ruangan-ruangan
tertentu agar terbentuk ruangan yang nyaman dan bagus untuk berkonsultasi dan
jauh dari gangguan-gangguan yang bisa mengganggu proses konseling tersebut.
Ruangan yang ideal adalah 8 X 8 meter Diantara ruangan yang harus dimiliki
adalah:
i. ruang data, yaitu ruangan berkenaan dengan administrasi
ii. ruang tamu, yaitu ruang tempat menunggu
iii. ruang bimbingan individual, yaitu ruang proses pelayanan yang
mana konselor yang hanya melayani seorang klien
iv. ruang bimbingan kelompok, yaitu ruang proses pelayan yang mana
konselor melayani orang banyak atau kelompok
v. ruang relaksasi, yaitu ruangan yang penuh dengan kenyamanan
vi. ruang kerja, yaitu ruang khusus untuk konselor
c) Sesi
Sesi adalah jumlah pertemuan dalam proses pelayana antara konselor
dan klien. Biasanya sesi dilakukan lima sampai 10 sesi.
d) Teknik
Teknik yang digunakan dalam pelayanan itu tergantung yang mana
cocok terhadap klien. Teknik yang paling banyak dan paling sering digunakan
adalah teknik klien center.
e) Kontrak Kerja
Kontrak kerja harus ada, bertujuan agar proses bisa lancar, ada
kesepakatan dan agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
Comments